1. Podstawa prawna
Najważniejsze akty normatywne regulujące działanie uczelnianych organizacji studenckich to:
• ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym („Ustawa”; Dz.U. nr 164, poz. 1365),
• zarządzenie nr 33 Rektora Politechniki Warszawskiej z dnia 30 września 2003 r. w sprawie rejestracji uczelnianych organizacji studenckich („Zarządzenie”).

2. Wniosek rejestracyjny
W myśl art. 205 ust. 1 Ustawy uczelniane organizacje studenckie, w tym koła naukowe, podlegają rejestracji. Organem rejestrującym i prowadzącym rejestr jest Rektor. Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać wniosek o wpis do rejestru zostały wskazane w § 3 ust. 1 i 2 Zarządzenia. Zgodnie z wymienionym przepisem, wniosek powinien zawierać:
• nazwę organizacji,
• cel działania,
• jednostkę organizacyjną Uczelni, przy której uczelniana organizacja będzie działała.
Wniosek podpisują osoby upoważnione przez założycieli do działania w ich imieniu albo członkowie zarządu. Ponadto do wniosku należy dołączyć następujące dokumenty:
• listę założycieli, zawierającą ich imiona i nazwiska, adresy zamieszkania oraz własnoręczne podpisy,
• regulamin,
• listę członków zarządu oraz ewentualnie wykaz osób upoważnionych przez założycieli do działania w imieniu organizacji do czasu jej zarejestrowania, zawierający ich imiona i nazwiska i adresy zamieszkania,
• zgodę pracownika uczelni mającego pełnić funkcję opiekuna naukowego,
• zgodę kierownika jednostki organizacyjnej uczelni (dziekan, dyrektor instytutu), przy której działać ma koło naukowe.

3. Regulamin koła naukowego
a) informacje podstawowe
Jednym z najważniejszych punktów procedury rejestracyjnej jest weryfikacja postanowień regulaminu uczelnianej organizacji. Akt ten powinien pozostawać w zgodzie z przepisami prawa i Statutem Politechniki Warszawskiej. Jasne i zrozumiałe postanowienia regulaminu pozwalają na uniknięcie ewentualnych konfliktów oraz ułatwiają sprawne zarządzanie kołem. Zgodnie z § 3 ust. 3 Zarządzenia regulamin uczelnianej organizacji powinien zawierać:
• nazwę organizacji,
• cele organizacji i sposoby ich realizacji,
• sposób nabywania i utraty członkostwa oraz prawa i obowiązki członków,
• organy organizacji, tryb dokonywania ich wyboru i odwołania, uzupełnianie składu, kompetencje, a także warunki ważności uchwał,
• sposób reprezentowania organizacji,
• zasady dokonywania zmian regulaminu,
• sposób rozwiązania organizacji.

b) przykładowy regulamin
Przykładowy Regulamin Koła Naukowego

4. Sprawozdanie z działalności
Jednym z podstawowych obowiązków uczelnianej organizacji studenckiej jest roczne sprawozdanie ze swojej działalności. Obligatoryjną częścią sprawozdania jest informacja dotycząca wykorzystania przyznanych przez Politechnikę Warszawską środków materialnych. Dokument ten należy złożyć w Biurze Rektora do dnia 31 stycznia, za rok ubiegły. Niedopełnienie powyższego obowiązku stanowi podstawę do podjęcia decyzji przez Rektora o wykreśleniu z rejestru (§5 ust. 4 Zarządzenia).